Aktivieren von SMS-Erinnerungen für eine Praxis

Sollten Sie es Ihren Patienten ermöglichen wollen, per SMS an Termine erinnert zu werden, bietet SmartVO die passende Lösung. Hier für benötigen Sie jedoch eine entsprechende Lizenz. Bitte sprechen Sie uns direkt darauf an!

Sollte die Lizenz zu geordnet sein, kann der SMS-Service in den Praxis-Einstellungen aktiviert bzw. deaktiviert werden.

Im Praxisdialog legen Sie zusätzlich den Versandzeitpunkt und den Erinnerungstext für den SMS Versand fest.

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Voraussetzung für SMS-Erinnerungen

Bitte stellen Sie sicher, dass jeder Patient, der SMS-Erinnerungen wünscht, eine gültige Mobilfunknummer im entsprechenden Feld “Mobil” in den Patienteninformationen > Kontakt hinterlegt hat. Bitte speichern Sie die Nummer im Format

017012345678

ohne Bindestriche, Leerzeichen und Tippfehler, wie z.B. O statt 0.

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Im Reiter “Status” muss der Haken für “SMS” gesetzt sein.

Terminanlage und SMS-Erinnerung

Jeder neue Termin ist geeignet für SMS-Erinnerungen. Dies können Sie am Haken am unteren Fenster eines Termins erkennen. Sollen für einen Termin keine SMS-Erinnerungen versendet werden, entfernen Sie den Haken einfach.

Damit der SMS-Service-Provider (Dienstleister), welchen wir für den SMS-Versand verwenden, die Versandaufträge erhalten kann, muss SmartVO online sein.

Beim Anlegen eines Termins gibt es eine technische Karenzzeit von ca. 1 Stunde, bevor eine SMS-Erinnerung versendet werden kann. Das heißt, wenn ein Termin z.B. um 10:00 Uhr in SmartVO angelegt wird, funktionieren SMS-Erinnerungen erst für Termine nach 11:00 Uhr.

Wir wissen, dass dies für Tests oder Vorführungen ungünstig ist. Leider können wir dies noch nicht beeinflussen.

Das Löschen eines Termins (z.B. wegen Absage) funktioniert sofort. Die SMS-Erinnerung für diesen Termin wird beim Dienstleister sofort abgesagt.

Das Verschieben eines Termins (via Verordnungsansicht oder Kalender) unterliegt der technischen Karenzzeit von ca. 1 Stunde.

Bekannte Probleme

Internetverbindung

Für den SMS-Versand wird ein Online-SMS-Provider angesprochen, der alle Nachrichten zentral versendet. SMS-Erinnerungen werden mit der Terminierung in SmartVO eingerichtet.

Bitte stellen Sie entsprechend sicher, dass der Computer eine Verbindung zum Internet hat.

Fehlende/falsche SMS-Erinnerungen

Sollten Sie, z.B. durch Patienten-Feedback, erfahren, dass …

• SMS-Erinnerungen bei einen Patienten nicht ankommen,

• SMS-Erinnerungen trotz Terminverschiebung oder -absage trotzdem zugestellt werden,

re-aktivieren Sie bitte die SMS-Teilnahme in den Patienteninformationen > Reiter “Status” auf folgende Weise:

Dialog öffnen > Haken entfernen > Dialog mit “OK” schließen > Dialog erneut öffnen > Haken wieder setzen > Dialog mit “OK” schließen

Für alle anderen Probleme mit den SMS-Erinnerungen gilt:

Sollte Ihre Praxis sonstige Probleme mit dem SMS-Versand haben, dann benötigen wir eine konkrete Beschreibung des Problems, um dem Fehler auf den Grund gehen zu können.

Bitte prüfen Sie vorab folgende Checkliste:

• War/ist der Computer, auf dem SmartVO läuft, online?

• Ist für den Patienten eine gültige Mobilfunknummer im Feld “Mobil” hinterlegt?

• Ist der Patient für SMS-Erinnerungen berechtigt/aktiviert?

• Existiert tatsächlich ein Termin für die berichtete, vermeintlich fehlende/falsche SMS-Erinnerung?

• Nach dem Anlegen/Verschieben eines Termins kann es bis zu 1h dauern, bis diese Änderung dem SMS-Dienstleister mitgeteilt wird. Das Programm sollte deshalb nach der letzten Terminierung nicht zu schnell beendet werden. Dies ist insbesondere bei Terminen einen Tag vor Behandlungsbeginn zu berücksichtigen.

Bitte beantworten Sie uns anschließend folgende Fragen:

• Wurde der fragliche Termin in der Vergangenheit bereits ein oder mehrere Mal verschoben?

  • durch Ziehen im Kalender (Drag and drop)

  • durch Ziehen im Kalender mit Hilfe der “Zwischenablage” (Drag and drop)

  • durch Änderung im Termindialog in der Verordnungsansicht

• Werden zu viele SMS-Erinnerungen für einen bestimmten Termin versendet, z.B. doppelt?

• Wurde gar keine SMS-Erinnerung versendet, obwohl sowohl Praxis, Patient und Termin für SMS-Erinnerungen aktiviert sind?

• Wurde eine SMS-Erinnerung mit falschen Daten versendet?

• Welcher Patient hat falsche/fehlende SMS-Erinnerungen erfahren und wie lautet dessen Mobilfunknummer?

• Welcher Termin ist betroffen bzw. wie sollte die Erinnerung richtigerweise lauten?

• Wie lautet der Text der falschen SMS-Erinnerung und zu welchem Zeitpunkt wurde sie empfangen?

Gern nehmen wir auch Screenshots/Bildschirmvideoaufnahmen entgehen.

Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung.