Historie der Aktualisierungen - SmartVO 2026

Korrekturen

Fehlerbehebung bei der Verordnungserfassung per Scan

Ein Fehler bei der Erfassung neuer Verordnungen über die Scanfunktion wurde behoben.

Fehlerbehebung

• In seltenen Fällen wurden die Rezeptdaten nach dem Einscannen zwar erfolgreich ausgelesen und in die Verordnung übernommen, der zugehörige Rezeptscan wurde jedoch nicht gespeichert.

• Dieses Verhalten konnte dazu führen, dass der Scan anschließend manuell nacherfasst werden musste.

• Der Fehler wurde behoben, sodass bei der Erfassung einer neuen Verordnung sowohl die ausgelesenen Rezeptdaten als auch der zugehörige Scan zuverlässig gespeichert werden.

Neuer Begleitzettel für Selbstabrechner

Für Selbstabrechner wurde der Report eines Widerspruchs erweitert.

Neuerung

• Dem Widerspruchsreport wurde ein Begleitzettel hinzugefügt.

• Der Begleitzettel wird als erste Seite des Reports ausgegeben.

• Dadurch erhalten Selbstabrechner eine übersichtlichere und vollständigere Dokumentation für die Bearbeitung und den Versand von Widersprüchen.

Anpassung des Begleitzettels für Selbstabrechner

Aufgrund der Rückmeldung von Kostenträgern haben wir den Begleitzettel für Selbstabrechner, die ihre Dateien über Henara verschicken, angepasst, um eine bessere Verarbeitung zu gewährleisten.

Verbesserung der Synchronisationseinstellungen

Die Einstellungen zum Aktivieren bzw. Deaktivieren der Synchronisation wurden optimiert.

Änderungen

• Änderungen an der Synchronisationseinstellung werden nun ohne Neustart des Programms berücksichtigt.

• Beim Deaktivieren der Synchronisation werden keine weiteren Synchronisationsvorgänge mehr gestartet.

• Beim Aktivieren der Synchronisation wird nach Ablauf des eingestellten Synchronisationsintervalls automatisch der nächste Synchronisationsvorgang ausgeführt.

Diese Anpassung sorgt für ein konsistenteres Verhalten der Synchronisationsfunktion und macht einen Neustart der Anwendung nach Änderungen an den Synchronisationseinstellungen überflüssig.

Hinweis zur Preisanpassung Ergotherapie

Im Zuge der aktuellen Preisanpassung für ergotherapeutische Leistungen wurden die Preise mit Gültigkeit zum 01.07. in SmartVO hinterlegt.

Da die Abrechnung der neuen Preise erst ab dem 01.08. zulässig ist, wurde eine zusätzliche Sicherheitsfunktion implementiert.

Neuerung

• In der Verordnung wird nun ein Warnhinweis angezeigt, wenn für Leistungen vor dem 01.08. die neuen Preise verwendet werden sollen.

• Der Hinweis informiert darüber, dass die neuen Vergütungssätze erst ab dem 01.08. abgerechnet werden dürfen.

• Dadurch werden fehlerhafte Abrechnungen vermieden und Anwender bei der korrekten Abrechnung unterstützt.

Korrekturen

Verbesserte Stabilität bei Selbstabrechnung und Synchronisation

Um die Stabilität der Selbstabrechnung weiter zu erhöhen und mögliche Konflikte während der Synchronisation zu vermeiden, wurden zusätzliche Sicherheitsmechanismen integriert.

Neu hinzugekommen ist die lokale Einstellung Sync während der Abrechnung deaktivieren.

Ist diese Option aktiviert:

• wird die Synchronisation automatisch pausiert, sobald in der Abrechnungsmaske auf „Versenden“ geklickt wird,

• und erst nach vollständigem Abschluss des Abrechnungsvorgangs wieder aktiviert.

Zusätzlich wurde sichergestellt, dass während eines laufenden Synchronisationsvorgangs keine Abrechnungspakete versendet werden können.

Diese Anpassungen helfen dabei, parallele Datenzugriffe zu vermeiden und sorgen für eine noch zuverlässigere Verarbeitung während der Selbstabrechnung.

Anpassung der Terminvergabe für passive private Heilmittel

Es wurde ein Fehler behoben, durch den bei passiven privaten Heilmitteln der leere Terminvergabeassistent angezeigt wurde.

Dadurch konnten in bestimmten Fällen keine neuen Termine korrekt vergeben werden.

Der Terminvergabeprozess wurde angepasst, sodass der Assistent für private Heilmittel ohne Therapeutenzuordnung nicht mehr erscheint und Termine wieder regulär angelegt werden können.

Fehlerbehebung: Termine ohne Kursbezug in der Verordnungsmaske

Mit dem letzten Update trat ein Fehler in der Verordnungsmaske auf, durch den keine Termine ohne Kursbezug mehr hinzugefügt werden konnten.

Dies betraf insbesondere die nachträgliche Abrechnung von Rezepten und stellte für Praxen einen kritischen Fehler dar. Abrechnungszentren waren von diesem Verhalten nicht betroffen.

Der Fehler wurde behoben. Termine ohne Kursbezug können nun wieder wie gewohnt in der Verordnungsmaske erfasst werden.

Verbesserung der Überschneidungslogiken zwischen HVO13 und Blankoverordnungen

Die Validierung von zeitlichen Überschneidungen zwischen HVO13-Verordnungen und Blankoverordnungen wurde verbessert.

Dabei wurden verschiedene Konstellationen korrigiert, unter anderem:

• HVO13-Verordnungen mit anschließender Blankoverordnung werden korrekt bewertet, wenn Ausstellung und Beginn der Blankoverordnung nach dem letzten Termin der HVO13 liegen.

• Liegt der letzte Termin einer HVO13 nach dem Beginn einer Blankoverordnung, wird nun gezielt die Validierungsmeldung M198 ausgegeben.

• Überschneidungen zwischen Blankoverordnungen und nachfolgenden HVO13-Verordnungen werden innerhalb der 16-wöchigen Gültigkeit korrekt mit M199 validiert.

• Überschneidungen zwischen zwei Blankoverordnungen werden ebenfalls korrekt berücksichtigt.

• Blankoverordnungen mit Wiederaufnahme werden von dieser Überschneidungsvalidierung ausgenommen, wenn sie innerhalb der Gültigkeit der vorherigen Blankoverordnung beginnen.

Fehlerbehebung: Anzeige von Verordnungen im Zuzahlungsnachforderungsassistenten

Es wurde ein Fehler behoben, durch den bestimmte Verordnungen nicht im Zuzahlungsnachforderungsassistenten angezeigt wurden.

Betroffen waren Verordnungen, für die neben Zuzahlungsrechnungen auch weitere Rechnungen an Kunden erstellt wurden, zum Beispiel Ausfallrechnungen. Wurde eine solche zusätzliche Rechnung bezahlt, während die Zuzahlungsrechnung weiterhin offen oder bereits gemahnt war, erschien die Verordnung bisher nicht unter den auswählbaren Verordnungen im Assistenten.

Dieses Verhalten wurde korrigiert. Offene oder gemahnte Zuzahlungsrechnungen werden nun unabhängig vom Zahlungsstatus anderer Rechnungen korrekt berücksichtigt.

Verbesserungen im Widerspruchsmanagement für Selbstabrechner

• Zuzahlungsnachforderungen für Heilfürsorge-Verordnungen werden nun fehlerfrei verarbeitet.

• Die Erstellung von Zuzahlungsnachberechnungen wurde stabilisiert. In bestimmten Konstellationen auftretende Fehler wurden behoben.

• Nach einer Absetzungserfassung konnte der Prozess „Widerspruch beenden“ bislang nicht mehr abgebrochen werden. Dieses Verhalten wurde angepasst, sodass der Vorgang nun wieder korrekt abgebrochen werden kann.

Optimierung der Datenbanksicherungen beim Programmstart

Beim Programmstart werden die Datenbanken SmartVO.s3db sowie – sofern vorhanden – SmartVO_SYNCED.s3db automatisch in die Unterordner daily und monthly gesichert. Dadurch entstehen insgesamt vier Backups.

Da SQLite während eines Backups die jeweilige Datenbank für Schreibzugriffe sperrt, konnten in dieser Zeit keine Schreiboperationen durchgeführt werden. Betroffen waren unter anderem Synchronisationsvorgänge sowie weitere SmartVO-Schreiboperationen, beispielsweise Kalender-Terminverschiebungen. Lesezugriffe waren weiterhin möglich.

Folgende Optimierungen wurden umgesetzt:

• Die Backups werden nun vollständig während der Anzeige des Splashscreens durchgeführt, bevor das Hauptformular von SmartVO geöffnet wird.

• Die täglichen Backups wurden auf ein nicht blockierendes Verfahren umgestellt.

• Dadurch konnte die Dauer der blockierenden Sicherungsvorgänge deutlich reduziert werden.

Neuerung

Verbesserung – Rehaverordnungen mit mehreren Heilmitteln

Das Handling von Rehaverordnungen mit zwei Heilmitteln wurde verbessert.

Bisher konnte es bei Verordnungen mit vielen Anwendungen – beispielsweise 50 Einheiten verteilt auf zwei unterschiedliche Kurse – zu Problemen bei der Terminzuweisung kommen. Die Software meldete teilweise fälschlicherweise, dass bereits alle Termine vergeben seien, obwohl noch offene Einheiten vorhanden waren.

Folgende Verbesserungen wurden umgesetzt:

• Im Verordnungsassistenten können Kurse nun für jedes Heilmittel separat zugewiesen werden.

• Im Terminplaner wird präziser geprüft, welche Heilmittelpositionen einem Kurs zugeordnet sind.

• Passt nur eine Heilmittelposition zu einem Kurs, wird gezielt nur diese Position zugewiesen.

• Erfolgt anschließend die Zuordnung des Patienten zum Kurs des zweiten Heilmittels, werden die Heilmittel automatisch den korrekten Terminen zugeordnet.

• Lediglich bei „Mischkursen“, beispielsweise Kombinationen aus Rehasport Trocken- und Wasserkursen werden momentan noch beide möglichen Positionen zugewiesen

Korrekturen

Anpassung der Validierung bei langfristigem Heilmittelbedarf

Die Validierung der ICD-10-Codes im Bereich langfristiger Heilmittelbedarf wurde gemäß den aktuellen gesetzlichen Übergangsregelungen angepasst.

Hintergrund

Die bisherige Codierung Z96.0 + Z98.8 wurde auf die neue Kombination
Z96.0 + Z98.88 umgestellt.

Berücksichtigte Übergangsregelungen

Konventionelle Heilmittelverordnungen (HVO 13)

Nur bei Verwendung beider korrekter neuer ICD-10-Codes können mehr als sechs Behandlungseinheiten beim BVB verordnet werden.

Wird ab dem 01.01.2026 weiterhin die alte Codierung verwendet, muss die Verordnung vor Behandlungsbeginn durch die verordnende Person korrigiert sowie erneut unterschrieben und datiert werden.

Blankoverordnung Physiotherapie

Für Blankoverordnungen gilt eine Übergangsregelung:

• Eine Anpassung der Diagnose ist laut Empfehlung des GKV-Spitzenverbandes zunächst nicht zwingend erforderlich.

• Handschriftliche Änderungen der Diagnose können auch ohne erneute Arztunterschrift und Datumsangabe akzeptiert werden.

• Eine Abstimmung zwischen Therapierenden und Verordnenden ist hierfür nicht erforderlich.

Gültigkeit ab 01.04.2026

Ab dem 01.04.2026 gelten die neuen ICD-10-Codes verbindlich für alle Verordnungsarten. Ab diesem Zeitpunkt muss auch bei Blankoverordnungen die neue Codierung vollständig eingehalten werden.

Fehlerbehebung – Reportprotokollierung

Es wurde eine Korrektur im Bereich der Reportprotokollierung vorgenommen.

Bei Praxen mit aktivierter Reportprotokollierung konnte es in bestimmten Konstellationen zu Datenfehlern innerhalb von Reports kommen.

Betroffen waren insbesondere:

• der Kassenbericht

• die To-do-Liste für Therapeuten

Mit dem Update wurde die Verarbeitung der Reportdaten stabilisiert, sodass die betroffenen Reports nun wieder korrekt erstellt und angezeigt werden.

Fehlerbehebung – Speicherung von Kontenfeldern unter Finanzen

Ein Problem wurde behoben, bei dem einige Kontenfelder in den Programmeinstellungen > Finanzen dauerhaft und reproduzierbar nicht gespeichert wurden.

Fehlerbehebung – Terminvergabe für Heilmittel ohne Therapeut

Ein Fehler bei der Einzelvergabe von Terminen für Heilmittel ohne notwendigen Therapeuten (passive Heilmittel wie ET, US oder private HM ohne Therapeuten) wurde behoben.

Bisher erschien nach dem Platzieren eines Termins im Terminkalender ein leeres Dialogfenster bei der Heilmittelauswahl, wodurch der Termin nicht angelegt werden konnte.

Fehlerbehebung – Speicherung von Terminzettel-PDFs

Es wurde ein Problem behoben, bei dem trotz aktivierter Einstellung „PDF speichern“ unter
Report > Einstellungen > Terminzettel keine PDF-Datei des Terminzettels in der Patientenakte bzw. in den Dokumenten zur Verordnung (VO) abgelegt wurde.

Fehlerbehebung – Berechtigungen und Speicherung von Formularänderungen

Ein Problem wurde behoben, bei dem Anpassungen an Berechtigungen nach einer Aktualisierung zurückgesetzt wurden.

Zusätzlich wurde die Speicherung von Änderungen in Formularen korrigiert. Betroffen waren unter anderem:

• Vertragsanpassungen

• Änderungen in Formularen

• weitere bearbeitete Konfigurationen

Absicherung der lokalen SQLite Backups

Mit diesem Release wurde die eine erweiterte Absicherung der lokalen SQLite-Backups verbessert. Hierzu wurden Anpassungen am Backup-Prozess vorgenommen, um dessen Stabilität und Zuverlässigkeit zu erhöhen.

Neuerung

Zuweisen von privaten Heilmittelpositionen ohne Heilmittelzuweisung an private Heilmittel ermöglichen

Mit diesem Release wurde die Zuweisung von privaten Positionen flexibilisiert. Es ist nun möglich, private Positionen auch ohne direkte Zuordnung zu einem Heilmittel anzulegen. Dadurch können bestehende Zuordnungen zunächst aufgelöst und Positionen anschließend neu strukturiert werden.

In diesem Zuge wurde auch die bisherige Einschränkung behoben, dass bereits vorhandene Positionen nach dem Entfernen der Zuordnung nicht wieder einem Heilmittel zugewiesen werden konnten. Positionen können nun nachträglich einem Heilmittel hinzugefügt werden, ohne dass sie neu angelegt oder über den Support angepasst werden müssen. Dies erleichtert die Umstrukturierung und Pflege bestehender Daten erheblich.

Open

Vereinfachte Schnellanlage für Verordnungen mit mehr als zwei Heilmitteln

Mit diesem Release wurde die Anlage von Verordnungen über die Schnellanlage erweitert und flexibilisiert. Es ist nun möglich, Verordnungen mit mehreren Heilmitteln wie KG, MT oder Fango vereinfacht anzulegen. Dabei wird zunächst eine gemeinsame Kachel erzeugt, die alle enthaltenen Heilmittel bündelt.

Beim Einfügen dieser Kachel in die Terminplanung öffnet sich automatisch der Auswahldialog zur Heilmittelaufteilung, sodass die enthaltenen Heilmittel bei Bedarf einzeln und getrennt vergeben werden können – insbesondere in Fällen, in denen mehrere primäre Heilmittel vorliegen.

Dieses Verhalten kann optional über die Programmeinstellungen gesteuert werden. Unter Terminplaner > Terminvergabe > „Heilmittelaufteilungsdialog bei Neuvergabe anzeigen“ lässt sich der Dialog bei Bedarf deaktivieren.

Open

Verordnungsfall für Praxx.me verbessert

Mit diesem Release wurde der Verordnungsfall im Zusammenspiel mit Praxx.me verbessert. Verordnungsanfragen, bei denen die OCR-Erkennung unvollständig oder fehlerhaft ist, können nun in SmartVO dennoch korrekt weiterverarbeitet werden.

Hierzu wurde der Verordnungsprüfungsdialog erweitert: Innerhalb dieses Dialogs besteht jetzt die Möglichkeit, fehlende oder nicht erkannte Informationen zu ergänzen. Insbesondere können Ärzte direkt im Prüfungsdialog neu angelegt werden, sodass auch unvollständige Verordnungen ohne Medienbruch vollständig bearbeitet und abgeschlossen werden können.

Korrekturen

Korrektur: Verordnung löschen aus dem Terminplaner

Mit diesem Release wurde ein Fehler im Terminplaner behoben, der das Löschen von Verordnungen nach dem Entfernen des letzten Termins betraf. Obwohl die Abfrage angezeigt wurde, ob die Verordnung ebenfalls gelöscht werden soll, wurde der Löschvorgang bislang nicht korrekt ausgeführt.

Korrektur der Namensänderung von Heilmitteln und -positionen

Die Bearbeitung bereits angelegter Heilmittel und Heilmittelpositionen verbessert. Bisher konnte es beim Ändern von Bezeichnungen oder Namen dazu kommen, dass fälschlicherweise gemeldet wurde, der Name sei bereits vergeben, oder dass lediglich ein unspezifischer Fehler mit rotem Kreuz angezeigt wurde. In der Folge ließ sich die Änderung nicht speichern.

Korrektur der Arztauswahl im Assistent

Mit diesem Release wurde die Vorbelegung im nachfolgenden Verordnungsassistenen bei der OCR-Verarbeitung verbessert. Zwar werden im Rahmen der OCR bereits der Arztcode sowie die Betriebsstätte ausgelesen, bislang wurde ein dadurch gegebenenfalls neu angelegter Arzt im anschließenden Wizard jedoch nicht automatisch vorbelegt.

Behebung des Fehlers beim Steuerberaterexports

Mit diesem Release wurde ein Fehler im Kassenbuch beim „Export für Steuerberater“ behoben. In Fällen, in denen der Wert Kostenstelle an der Praxis nicht gesetzt war, kam es bisher zu einem Fehler , wodurch der Export fehlschlug.

Korrektur des Entfernens aus einem Abrechnungspaket

Verordnungen konnten derzeit nicht aus einem angelegten Abrechnungspaket entfernt werden. Zudem wird der Wert des Abrechnungspaketes dabei fälschlicherweise nicht unmittelbar aktualisiert.

Die Entnahme wird in diesem Release gelöst. Sie können die Verordnung in der Verordnungsmaske dann durch den Klick auf Korrektur Der Betrag wird in der nächsten Version angegangen. Auch momentan kann der Wert des Abrechnungspaketes beim Übergang in den Versandprozess korrekt angepasst werden.

Korrektur der Gültigkeit für Bundeswehr Rezepte

Mit diesem Release wurde die Validierungslogik für Bundeswehr-Verordnungen (VO) im System angepasst. Hintergrund ist, dass die bisherige Begrenzung auf einen maximalen Behandlungszeitraum von 92 Tagen nicht den tatsächlichen Vorgaben entspricht und dazu führte, dass Abrechnungen innerhalb eines längeren Zeitraums – beispielsweise über mehrere Monate – nicht möglich waren.

Fachlich gilt für Bundeswehr-Verordnungen, dass diese grundsätzlich eine Gültigkeit von sechs Monaten haben, wobei die Behandlung innerhalb von vier Wochen nach Ausstellungsdatum begonnen werden muss. Eine Einschränkung der Gültigkeit besteht nur dann, wenn auf der Verordnung explizit ein „gültig bis“-Datum angegeben ist. In diesem Fall darf die Behandlung nur bis zu diesem Datum erfolgen, danach verliert die Verordnung ihre Gültigkeit.

Die Systemlogik (Validierungsnachricht M92) wurde entsprechend angepasst: Ist ein „gültig bis“-Datum auf der Verordnung vorhanden, wird dieses als maßgebliches Ablaufdatum herangezogen. Ist kein solches Datum angegeben, gilt die Verordnung für die gesamte Dauer der Behandlung und wird nicht mehr systemseitig auf 92 Tage begrenzt. Dadurch wird die tatsächliche Regelung der Bundeswehr korrekt abgebildet und fehlerhafte Ablehnungen bei der Abrechnung werden vermieden.

Korrektur: Falsch gesetztes Therapieende beim Wechsel des Verordnungstyps

Mit diesem Release wurde ein Fehler bei der Berechnung des Therapieendes behoben. Beim Wechsel des Verordnungstyps zwischen zeitintervallbasierten Verordnungen (z. B. BG, Blanko Ergo) und HVO 13 konnte es bisher zu einem falsch gesetzten Therapieende kommen.

Die Logik wurde entsprechend korrigiert, sodass das Therapieende nun wieder korrekt ermittelt wird. Zusätzlich wurden bereits bestehende Termine in der Zukunft automatisch angepasst, um die fehlerhaften Berechnungen rückwirkend zu korrigieren und eine konsistente Terminplanung sicherzustellen.

Absicherung der lokalen SQLite Backups

Mit diesem Release wurde die Absicherung der lokalen SQLite-Backups verbessert. Hierzu wurden Anpassungen am Backup-Prozess vorgenommen, um dessen Stabilität und Zuverlässigkeit zu erhöhen.

Neuerung

Kursverwaltung für Ergotherapie

Bislang war eine Kursverwaltung lediglich in Praxen mit den Professionen Physiotherapie, Funktionstraining und Rehasport verfügbar. Mit der neuen Version erweitern wir dieses Angebot zunächst für Ergotherapeuten. Eine genauere Dokumentation finden Sie jetzt hier.

Korrekturen

Korrektur des Entfernens aus einem Abrechnungspaket

Verordnungen konnten derzeit nicht aus einem angelegten Abrechnungspaket entfernt werden. Zudem wird der Wert des Abrechnungspaketes dabei fälschlicherweise nicht unmittelbar aktualisiert.

Die Entnahme wird in diesem Release gelöst. Sie können die Verordnung in der Verordnungsmaske dann durch den Klick auf Korrektur aus dem Abrechnungspaket entfernt werden. Der Betrag wird in der nächsten Version angegangen. Auch momentan kann der Wert des Abrechnungspaketes beim Übergang in den Versandprozess korrekt angepasst werden.

Korrektur des langfristigen Heilmittelbedarfs

• Die Diagnose G72.3 wurde für folgende Indikationstypen ergänzt: PN, AT, EN3, SB3.

• Die Diagnose G72.4 wurde für folgende Indikationstypen ergänzt: PN, AT, EN3, SC, SP6.

Weitere Absicherung im Selbstabrechnungstool

In der Selbstabrechnung wurde eine zusätzliche Absicherung implementiert: Beim erneuten Durchlaufen des Prozesses wird nun sichergestellt, dass keine doppelten GKV-Rechnungen mehr erzeugt werden können. Zudem wurde die doppelte Buchung von Zahlungseingängen behoben.

Neuerungen

Visualisierung der rechnungsrelevanten Vorgänge über einen Zeitstrahl

Die Verordnungsmaske wurde um eine umfangreiche Visualisierung der Rechnungshistorie erweitert. Im Reiter „Rechnungen“ werden nun alle zahlungswirksamen Vorgänge einer Verordnung übersichtlich und chronologisch auf einem Zeitstrahl dargestellt.

Funktionsumfang

Darstellung für Rechnungen an Patienten

Folgende Vorgänge werden im Zeitstrahl angezeigt:

• Zuzahlungsrechnungen

• Privatrechnungen

• Beitragsrechnungen

• Ausfallrechnungen

Erweiterte Darstellung für Selbstabrechner

Selbstabrechner sehen zusätzlich:

• Absetzungen

• Widersprüche

• Nachforderungen

Kennzeichnung des Zahlungsstatus

Der Zahlungsstatus jeder Rechnung wird visuell hervorgehoben:

• Bezahlte Rechnungen werden mit einem grünen Punkt markiert.

• Unbezahlte Rechnungen werden mit einem roten Punkt angezeigt.

Open

Optimierte Erkennung von Patientennamen bei fehlendem Arztcode

In dieser Version wurde die OCR‑Erkennung für Heilmittelverordnungen gezielt verbessert. Es trat zuvor vereinzelt das Problem auf, dass Patientennamen falsch oder unvollständig ausgelesen wurden, wenn auf der Verordnung kein Arztcode vorhanden war. Ebenso wurden Fehler in der nachfolgenden Speicherlogik im Assistenten angepasst, um Doppeleingaben zu verhindern.

Vorbereitung OP-Export

• Vorbereitungen für den Export offener Posten
  In Vorbereitung auf den geplanten Export der offenen Posten (OP) in einer der nächsten Versionen wurden erste technische Grundlagen geschaffen.

• Manuelle Debitorennummer für Patienten
  Im Bereich Kontodaten kann bei Patienten nun ein Feld für eine manuelle Debitorennummer gepflegt werden.

• Kostenstelle auf Praxisebene hinterlegbar
  Zusätzlich kann auf Praxisebene im Bereich Kontodaten nun eine Kostenstelle hinterlegt werden.

• Nutzung in zukünftigen Exporten
  Die hinterlegten Debitorennummern und Kostenstellen werden in zukünftigen Exportfunktionen (z. B. OP-Export) berücksichtigt.

Ergänzung der Hausbesuchs- und Zuschlagspositionen

Für den Bereich Frühförderung wurden in dieser Version zusätzliche Hausbesuchs- und Zuschlagspositionen ergänzt. Hintergrund war, dass einige abrechnungsrelevante Positionen bislang fehlten und dadurch in bestimmten Fällen keine vollständige Erfassung oder Abrechnung möglich war.

Assistenten zum Abschluss von Abrechnungspaketen

Mit diesem Update wurde ein Assistent eingeführt, der die Archivierung von Abrechnungspaketen deutlich vereinfacht und die Übersichtlichkeit in der Paketverwaltung verbessert.

Funktionsumfang

Automatische Prüfung beim Öffnen der Paketliste

Beim Öffnen der Liste der Abrechnungspakete wird nun automatisch geprüft, ob Pakete vorhanden sind, die:

• länger als 3 Monate versendet wurden.

Diese Pakete können anschließend mit einem Klick archiviert werden.

Erweiterung für Selbstabrechner

Für Selbstabrechner wurde die Prüfung erweitert:

• Zusätzlich werden vollständig bezahlte Pakete erkannt.

• Auch diese können direkt über den Assistenten archiviert werden.

Abrufbarkeit archivierter Pakete

Archivierte Pakete bleiben weiterhin vollständig zugänglich:

• Über den Archiv‑Filter können sie jederzeit wieder angezeigt werden.

• Dadurch bleibt die komplette Historie einsehbar, ohne die aktive Paketliste zu überladen.

Erweiterung: Zusatzprodukte (z. B. zusätzliche Therapiezeiten) jetzt auch in Blankoverordnungen hinterlegbar

Mit diesem Update wurde die Anlage von Zusatzprodukten – wie z. B. zusätzlichen Therapiezeiten – erweitert. Diese können nun auch in Blänkoverordnungen hinterlegt werden, analog zur bestehenden Funktionalität in HVO 13.

Korrekturen

Validierungsanpassungen

Blankoverordnungen Physiotherapie

• Verbesserte Fehlermeldung bei Überschneidungen
  Die Fehlermeldung wurde angepasst und verweist nun auf die korrekte Blankoverordnung als Referenz.

• Anpassung der Überschneidungsvalidierung
  Die Validierung erfolgt nun auf Basis der ersten Behandlung der Verordnung.

  • Die Ausstellung einer neuen Blankoverordnung innerhalb der 16 Wochen ist möglich.

  • Therapiebeginn innerhalb dieses Zeitraums ist jedoch weiterhin nicht zulässig.

• Arztwechsel
  Ein Arztwechsel begründet keinen neuen Verordnungsfall.

• Dringender Handlungsbedarf – Beginn der Behandlung
  Die Validierung wurde korrigiert: Erfolgt der Behandlungsbeginn mehr als 14 Tage nach Ausstellung, wird nun korrekt eine rote Fehlermeldung angezeigt.

Heilmittelverordnung (HVO13)

• Verbesserte Überschneidungsvalidierung
  Überschneidungen werden nun auch bei taggleichem Übergang korrekt erkannt.
  Beginnt eine Verordnung am selben Tag wie der letzte Termin der Vorverordnung, wird dies nun korrekt als Fehler validiert.

Korrekturen für Selbstabrechner

Verbesserungen und Fehlerbehebungen

• Korrekte Statussetzung bei stattgebenden Widersprüchen
  Rechnungen erhalten nun automatisch den korrekten Rechnungsstatus, wenn ein Widerspruch stattgegeben wird.

• Optimierte Verordnungssuche in Abrechnungspaketen
  Die Suche nach Verordnungen innerhalb von Abrechnungspaketen wurde verbessert, wodurch relevante Einträge schneller gefunden werden können.

• Korrektur der elektronischen Widerspruchsdateien für Nachforderungen
  Ein Fehler im REC-Segment wurde behoben: Die Rechnungsnummer wird nun korrekt in die elektronische Datei übernommen.

• Neue Spalte „GKV-Rechnungsart“ in der Rechnungsliste
  Zur besseren Transparenz wurde eine zusätzliche Spalte eingeführt. Sie zeigt die Art der Rechnung an und unterscheidet zwischen:

  • Widerspruch

  • Nachforderung

  • Gesetzliche Ersteinreichung

• Korrekturen in den Reporten

  • Nachforderungen und Widersprüche: Das Rechnungsdatum der Ursprungsrechnung wird nun korrekt auf das Versanddatum gesetzt.

  • Begleitzettel: Die Abrechnungs-IK wurde für Praxen angepasst, die über Henara versenden – basierend auf Rückmeldungen der Kostenträger.

Korrektur der Auswahlmöglichkeit für UI2‑Therapieberichte

In dieser Version wurde ein Fehler im Bereich Podologie / Heilmittelkatalog behoben, bei dem der Therapiebericht für UI2 bei einigen Kunden nicht auswählbar war.

Verbesserung der Bezeichnung in der Heilmittelauswahl

• Umbenennung der rechten Spalte in der Heilmittelauswahl
  Die bisherige Bezeichnung „Heilmittel“ in der rechten Spalte wurde in „Heilmittelpositionen“ geändert.

• Ziel der Anpassung
  Die rechte Spalte zeigt die Positionen zu dem links ausgewählten Heilmittel an. Durch die neue Bezeichnung wird diese Zuordnung klarer dargestellt.

• Verbesserte Verständlichkeit für Nutzer
  Die Anpassung basiert auf Rückmeldungen aus Onboarding-Terminen und Schulungen, bei denen häufig Verwechslungen zwischen Heilmittel und Heilmittelposition auftraten.

• Besonders relevant für individuelle Leistungen
  Die Änderung erleichtert die Nutzung insbesondere für Praxen, die eigene Heilmittel, Positionen und Preise für Selbstzahler- oder Privatleistungen anlegen.

Korrektur: Eingestelltes Theme bleibt nun dauerhaft erhalten

In dieser Version wurde ein Fehler behoben, bei dem das in der Verordnungsmaske gewählte Theme (z. B. Office 2016 schwarz) nicht dauerhaft gespeichert wurde. Statt erhalten zu bleiben, stellte sich das Theme beim erneuten Öffnen der Maske automatisch auf den Standardwert zurück.

Neuerungen in der Schwarzen Liste

In der neuen Version wurde die Schwarze Liste in SmartVO überarbeitet. Bisher wurden Patienten mit dem Status „Schwarze Liste“ lediglich ausgeblendet. In der aktuellen Version kann nun in der Patientenakte eine Notiz hinterlegt werden, die den Grund für die Aufnahme in die Schwarze Liste dokumentiert.

Die betreffenden Patienten werden wieder in der Verordnungsanlage sowie in der Schnellanlage angezeigt und dort rot hervorgehoben. Bei Auswahl eines solchen Patienten erscheint ein Informationsfeld mit dem Hinweis, dass sich der Patient auf der Schwarzen Liste befindet, einschließlich des entsprechenden Kommentars.

Wird zur Begründung ein Eintrag in den Notizen ergänzt, wird dieser – bei aktivierter Einstellung unter Einstellungen > Anwendung > „Notizen in Dokumentation anzeigen“ – zusätzlich im Terminplaner im Detailpanel sowie in der vollständigen Patientendokumentation angezeigt.

Notizen zum Patienten in Dokumentationen sichtbar

In der neuen Version besteht die Möglichkeit, patientenbezogene Notizen direkt in der Dokumentation anzuzeigen.

Diese Funktion kann unter Einstellungen > Anwendung > „Notizen in Dokumentation anzeigen“ aktiviert werden.

Ein konkreter Anwendungsfall ist die Optimierung der sogenannten „Schwarzen Listen“: Wird dort ein Kommentar zur Begründung in den Notizen hinterlegt, erscheint dieser bei aktivierter Einstellung zusätzlich im Terminplaner im Detailpanel sowie im vollständigen Dokumentation des Patienten.

Terminplaner: Therapeutenselektion für Alle / Keinen Therapeut

Um die Arbeit im Terminplaner noch übersichtlicher und effizienter zu gestalten, erweitern wir die Auswahl der Therapeuten.

Künftig stehen Ihnen zusätzlich die Aktionen „Kein Therapeut“ sowie „Alle Therapeuten“ zur Verfügung. Gerade im Praxisalltag ist es häufig hilfreich, im Terminplaner gezielt nur einen einzelnen Therapeuten aktiv zu haben, um eine bessere Übersicht bei der Terminvergabe zu erhalten. Aus diesem Grund wird es eine neue Schaltfläche „Keinen“ geben, um anschließend nur einen Therapeuten zu wählen.

Darüber hinaus werden deaktivierte Therapeuten (sowohl auf Praxis- als auch auf Praxisgruppenebene) standardmäßig nicht mehr angezeigt (In der neuen Version gibt es in der Therapeutenmaske die Möglichkeit, Therapeuten selbst zu deaktivieren, in dem unten der Haken bei “Aktiv” entfernt wird.). Selbstverständlich besteht weiterhin die Möglichkeit, diese bei Bedarf gezielt einzublenden. In diesem Fall werden sie zur besseren Erkennbarkeit in eckigen Klammern dargestellt.

Anzeige der Zahlmethode in der Rechnungsliste

In der neuen Version wurde die Rechnungsliste zur besseren Transparenz überarbeitet. Die bisherige Spalte Zahlart wurde in Zahlweg umbenannt. Diese unterscheidet nun ausschließlich zwischen Lastschriftzahlungen und anderen Zahlungsarten (gekennzeichnet mit „-“).

Zusätzlich wurde eine neue Spalte Zahlmethode eingeführt. Diese kann über einen Rechtsklick in der Rechnungsliste und die Option „Spalte hinzufügen“ eingeblendet werden. In dieser Spalte werden alle Zahlungen mit ihrer jeweiligen Zahlart detailliert angezeigt.

Korrekturen

Rehasport: Optimierung der Sortierung in der Unterschriftenlisten-Massen-PDF (Empfangsbestätigung)

Derzeit müssen im Rahmen einer Rehasport-Abrechnung die Unterschriftenlisten mit den digital erfassten Unterschriften aus SmartVO heraus ausgedruckt und an die physischen Verordnungen sortiert werden.

Die Sortierung der Empfangsbestätigung in einem Abrechnungspaket für Rehasport (SmartVO → Büro → Abrechnung → „Druck“) wurde überarbeitet, um benötigte Sortierdauer zu reduzieren.

Ab sofort ist eine Sortierung analog zum Abrechnungspaket möglich:

• Gruppiert nach Krankenkasse, innerhalb der Gruppe wahlweise:

  • alphabetisch nach Patientennachname (Status quo)

  • chronologisch nach Erstellungsdatum (Neuanlage in SmartVO)

• Alternativ: alphabetisch nach Patientennachname

Diese Einstellung kann unter Reporte > Unterschriftenliste Sortierung je Rechner gesetzt werden.

Rehasport: Optimierung für doppelseitigen Druck der Unterschriften-Massen-PDF

Beim Erstellen der Unterschriften-Massen-PDF (Büro → Abrechnungspaket → „Druck“) werden Einzeldokumente nun technisch angepasst.

Besitzt ein Dokument eine ungerade Seitenanzahl, wird automatisch eine Leerseite angefügt, sodass jedes Dokument eine gerade Seitenanzahl aufweist.

Vorteil: Korrekte Trennung der Empfangsbestätigungen beim doppelseitigen Druck und dadurch leichtere Sortierung möglich.

Diese Einstellung kann unter Reporte > Unterschriftenliste Ergänzungsblatt verbergen die Optimierung zurückgesetzt werden.

Verbesserungen für Selbstabrechner

Stabilität und Prozessoptimierung

• Optimierung des Verarbeitungsprozesses zur Erhöhung der Stabilität und Zuverlässigkeit bei der Abrechnung.

Verbesserte Usability bei nachträglichen Reports und Labelerzeugungen

Die Nachbearbeitung von Abrechnungspaketen wurde vereinfacht und bietet nun zwei Möglichkeiten:

1. Über den „Druck“-Button im Abrechnungspaket

• Erneuter Druck aller Rechnungen

• Neustart des Labelassistenten für das gesamte Paket („Label für Verordnungen drucken“)

2. Über die Drei-Punkte-Option an der einzelnen Rechnung (Folgeaktionen)

Folgende Folgeaktionen stehen zur Verfügung:

• Anzeige der Rechnung an die Krankenkasse im Formular

• Druck der Rechnung

• Start des Labelassistenten für die Verordnungen dieser Rechnung

Fehlerbehebung im Labelassistenten

• Behebung eines Fehlers, durch den die Rechnungsnummer auf dem Label für die Krankenkasse nicht angezeigt wurde.

Validierung der Internetverbindung

• Für die korrekte Vergabe einer Rechnungsnummer ist eine aktive Internetverbindung erforderlich.

• Die Internetverbindung wird nun im Prozess validiert.

• Bei fehlender Verbindung wird der Prozess mit einer gesonderten Fehlermeldung beendet.

• Über „Versand fortsetzen“ kann der Vorgang anschließend fortgeführt werden.

Verarbeitungslogik:

• Bereits korrekt verarbeitete Verordnungen werden in ein neues Abrechnungspaket (gleichnamig zum Ursprungspaket) mit dem Status „In Versand“ verschoben.

• Noch nicht verarbeitete Verordnungen verbleiben im ursprünglichen Paket.

Mehr Transparenz bei Rechnungsnummern

• Anzeige der Rechnungsnummer aus dem Kassenbuch in Klammern hinter der Rechnungsnummer an die Krankenkasse zur besseren Übersichtlichkeit.

Klarere Statusbezeichnungen

• Umbenennung der Status in den Listen in: