Vom Bargeld zur Kartenzahlung

Das bargeldlose Bezahlen gehört immer mehr in den Praxisalltag. Teilweise nehmen Praxen keine Barzahlungen mehr an und geben die Weisung an Ihre Mitarbeiter raus, nur noch Kartenzahlung zu akzeptieren. Der Bezahlprozess ist damit klar und transparent abbildbar und die Sorge am Abend das Bargeld sicher zu versorgen oder im Jahresabschluss beim Finanzamt bösen Überraschungen zu erleben sind damit hinfällig. Wie kann die Bargeldlose Praxis entwickelt werden? Was muss die Praxis in die Wege leiten, damit es funktioniert? Diese und weitere Fragen werden in diesem Artikel beantwortet.

Welchen Zahldienst kann ich beauftragen?

Grundsätzlich kann man die eigene Hausbank oder den Zahldienstleister Ihres Vertrauens anfragen oder Sie nutzen unseren digitalen Partner im Bereich Zahlungsverkehr Nexi (ehemals Concardis).

Um mit Nexi einen Vertrag abzuschließen, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns, Henara, auf. Wir sind Kooperationspartner und unterstützen den Anmeldeprozess.

Kann ich den Zahldienst in die Software einbinden?

Ab der Version 2024.1.1.0 besteht die Möglichkeit, die Zahlungen direkt aus dem Programm SmartVO zu erfassen. Dafür können Sie Ihr EC-Terminal über SmartVO konfigurieren. Eine Zahlung ist dann auch per Kreditkarte, Debitkarte, Apple-Pay oder Google-Pay möglich.

Wichtig beim Zahldienstleister ist, dass dieser auch eine ZVT-Schnittstelle zur Verfügung stellt. Bitte prüfen Sie vorab, ob das der Fall ist.

Was ist eine ZVT-Schnittstelle?

Eine ZVT-Schnittstelle ist eine standardisierte Schnittstelle, die es ermöglicht, elektronische Zahlungen sicher und effizient abzuwickeln. Durch die Verwendung einer ZVT-Schnittstelle können Zahlungsdaten zwischen verschiedenen Systemen wie Kassenterminals, Zahlungsanbietern und Banken nahtlos ausgetauscht werden.

Die Implementierung einer ZVT-Schnittstelle in ein Zahlungssystem bietet zahlreiche Vorteile, darunter eine verbesserte Sicherheit, schnellere Transaktionszeiten und eine höhere Zuverlässigkeit. Darüber hinaus ermöglicht die Schnittstelle den Praxen, eine Vielzahl von digitalen Zahlungsmethoden anzubieten, dazu gehören EC-Kartenzahlungen und diverse Kreditkartenzahlungen.

Was kostet die Kartenzahlung?

Seitens der Henara GmbH fallen keine Kosten an. Bei Nexi werden Miet- und Transfergebühren fällig.

Die Beantragung der Kartenzahlung dauert in der Regel 4-6 Wochen.

Sollten Sie Interesse an Nexi haben, dann nehmen Sie Kontakt zu uns auf: office@abrechnung-henara.de

Was muss ich tun, damit sich die Software mit dem Zahldienst verbindet?

Sie müssen ein paar Einrichtungen vornehmen:

Bei Henara das Zahlterminal für die Software SmartVO freischalten lassen. Erstellen Sie uns ein Ticket im HelpCenter
Konfigurieren des Gerätes: Programmeinstellungen > Geräte > Zahlterminal → IP4-Adresse muss die IP-Adresse des Terminals eingetragen werden (optional ist auch die Eingabe des Geräteports möglich).

Diese IP-Adresse Ihres Gerätes finden Sie zumeist an dem Gerät selbst. Diese wird in der Regel beim Starten des Gerätes angezeigt (s. Screenshot) oder lässt sich in den Einstellungen des Routers einsehen. Dies kann allerdings von Gerät zu Gerät variieren.

Wie benutze ich das Zahlterminal?

Nach der Einrichtung ist die Nutzung des Zahlterminals über die Praxissoftware sehr einfach. Über SmartVO wird die Verordnungsmaske oder die Rechnungsliste geöffnet und dort der Zahlungseingang erfasst. Der Button Zahlterminal ist farbig unterlegt, wenn Sie die Lizenz freigeschalten haben. Mit dem Klick auf Zahlterminal wird der Vorgang an das Zahlterminal übertragen. Der Patient kann nun die Zahlung vornehmen.

Beim Zahlungsabbruch wird keine Zahlung erfasst und die Rechnung verbleibt im Status erstellt oder unterzahlt. Um einen Beleg der Kartenzahlung auf dem Zahlterminal zu drucken, klicken Sie bitte die Taste “letzter Beleg” am Zahlterminal und die Taste „Druck“. Die Rechnung wird bei erfolgreichem Zahlvorgang automatisch auf bezahlt gesetzt und ein entsprechender Zahlungseingang in SmartVO verbucht.

Einrichtungsprobleme

Die Verbindung zum Kartenterminal kann mit folgender Software getestet werden: https://github.com/Portalum/Portalum.Zvt/releases/latest/download/Portalum.Zvt.ControlPanel.zip

Unter Umständen muss die Freigabe der Ports konfiguriert werden, wenn beispielsweise durch den Administrator gesperrt. Bei einem Standard Rechner sollten alle Ports offen sein.

Der Standard-Port ist 20007, kann aber in den SmartVO-Einstellungen > Geräte > Zahlterminal > Expliziter Port geändert werden.

Lösungsansätze bei fehlgeschlagener Verbindung

Stellen Sie sicher, dass das Kartenterminal mit demselben Netzwerk wie Ihr Computer verbunden ist. Die IP-Adresse des Kartenterminals lässt sich in der Regel leicht ermitteln: Sie wird entweder beim Start des Geräts angezeigt oder kann in den Netzwerkeinstellungen abgerufen werden. Üblicherweise hat die Adresse das Format 192.168.xxx.xxx.

Verbindungstest via Konsole

Um die Verbindung zu Ihrem Kartenterminal zu testen, klicken Sie auf das Suchfeld neben dem Windows-Logo und geben Sie cmd ein. In den Suchergebnissen sollte die Applikation Eingabeaufforderung erscheinen. Öffnen Sie diese und geben Sie den folgenden Befehl ein:

ping 192.168.178.123

Ersetzen Sie die IP-Adresse 192.168.178.123 durch die Adresse Ihres Kartenterminals.

Wenn die Verbindung erfolgreich ist, erhalten Sie eine Ausgabe, die in etwa so aussieht:

Ping wird ausgeführt für 192.168.178.123 mit 32 Bytes Daten:
Antwort von 192.168.177.123: Bytes=32 Zeit<1ms TTL=64
Antwort von 192.168.177.123: Bytes=32 Zeit=1ms TTL=64
Antwort von 192.168.177.123: Bytes=32 Zeit=1ms TTL=64
Antwort von 192.168.177.123: Bytes=32 Zeit<1ms TTL=64

Dies zeigt an, dass Ihr Computer das Kartenterminal finden und mit ihm kommunizieren kann.

Sollte SmartVO dennoch keine Verbindung aufbauen, liegt das Problem möglicherweise am Port des Gerätes, über den das Terminal verschlüsselt kommuniziert. In diesem Fall lesen Sie bitte den Abschnitt Port einrichten weiter unten.

Wenn Sie die Meldung Zielhost nicht erreichbar erhalten, kann der Computer das Kartenterminal im Netzwerk nicht finden. Gegeben falls muss die Netzwerkeinrichtung des Gerätes erneut erfolgen. Ziehen Sie dafür die Anleitung des Kartenterminals zu Rate.

Port-Einrichten

Viele Kartenterminals kommunizieren über einen festgelegten Port. Informationen darüber, welcher Port standardmäßig verwendet wird, finden Sie in der Bedienungsanleitung des Geräts. In den meisten Fällen kann dieser Port auch angepasst werden. Die aktuelle Einstellung lässt sich in den Netzwerkeinstellungen des Terminals einsehen. Manche Geräte zeigen den Port, neben der aktuellen IP, zudem während des Startvorgangs auf dem Bildschirm an.

Beispiel der Anzeige des Ports bei einem A920 Terminal von CCV

Wie konfiguriere ich die EC-Kartenanbindung?